Professzionális konferenciaszervezés

Az Altagra több mint 25 éves tapasztalattal szervez hazai és nemzetközi tudományos konferenciákat és kongresszusokat, elsősorban az orvosi-, tudományos és agrárszakterületeken. Full-service ügynökségként a tervezéstől a megvalósításon át az utókövetésig minden folyamatot egy kézben tartunk.

Megbízóink között tudományos társaságok, állami és magánintézmények, valamint nemzetközi szervezetek egyaránt szerepelnek. Országos alvállalkozói hálózattal, korszerű technikai háttérrel és partnerközpontú kommunikációval biztosítjuk a magas színvonalú, megbízható konferenciaszervezést.

Amiben segíteni tudunk:

A szakmai esemény alapos megtervezése

A megbízóval szoros együttműködésben határozzuk meg az esemény céljait, jellegét és felépítését, majd ezek mentén alakítjuk ki a legmegfelelőbb megoldásokat. Ennek részeként első lépésként kiválasztjuk és lefoglaljuk a rendezvény helyszínét, felmérjük a kapcsolódó szállás lehetőségeket. Összeállítjuk a vendéglátóipari és-technikai igényeket és megtervezzük az esemény teljes költségvetését és ütemezését.

A szakmai esemény alapos megtervezése

Teljeskörűen felmérjük a szakmai szervező igényeit.

Elkészítünk egy előzetes költségvetést.

Szerződést kötünk a megbízóval.

Szerződést kötünk a konferencia helyszínnel, szállodákkal, egyéb alvállalkozókkal.

Különböző kategóriájú szállásokat választunk ki és kötünk le a résztvevők számára.

A rendezvény arculatának és kommunikációjának kialakítása

Megtervezzük a konferencia arculatát, létrehozzuk az esemény weboldalát. Gondoskodunk a rendezvény meghirdetéséről és a folyamatos kommunikációról. Kialakítjuk és működtetjük az online regisztrációs rendszert, melyen keresztül fogadjuk a jelentkezéseket.

A rendezvény arculatának és kommunikációjának kialakítása

Elkészítjük a konferencia designt.

Felállítjuk a konferencia honlapját és egyéb megjelenési felületeit.

Online rendezvény management rendszert állítunk fel.

Összegyűjtjük a lehetséges résztvevői kört, meghívókat, körleveleket szövegezünk és küldünk ki számukra.

Kezeljük a résztvevők regisztrációját.

Eelvégezzük a meghívott előadók, VIP személyek regisztrációját.

Konferencia titkárságot üzemeltetünk, folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a résztvevőkkel.

Igény esetén mobil applikációt készítünk.

Az arculathoz illő dekorációt, irányító táblákat gyártunk.

A szállás-, vendéglátóipari és technikai szolgáltatások megszervezése

Az előzetes költségvetésben egyeztetettek szerint biztosítjuk a magas színvonalú vendéglátóipari- és technikai szolgáltatások megszervezését. Menedzseljük a szállás foglalásokat. Kérésre társasági-és fakultatív programokat szervezünk.

A szállás-, vendéglátóipari és technikai szolgáltatások megszervezése

Megszervezzük a rendezvény igényeihez és lehetőségeihez illő vendéglátóipari szolgáltatásokat (ebédek, kávészünetek, fogadások, gálavacsora).

Korszerű hang- és vetítéstechnika megoldásokat rendelünk meg, igény esetén hybrid- és online közvetítési lehetőséggel menedzseljük a résztvevők ill. a meghívott előadók szállásfoglalásait.

Igény szerinti társasági programokat, szakmai kirándulásokat ill. egyéb fakultatív programokat szervezünk.

Kérés esetén kísérő személyek részére programokat biztosítunk.

Segítségnyújtás a szakmai szervezőknek a tudományos program szervezési feladataiban

Online management felületünkön keresztül kezeljük a tudományos absztraktok benyújtását, folyamatos kapcsolatot tartunk az előadókkal és a meghívott vendégekkel. Közreműködünk a szakmai program szerkesztésében, publikálásában, igény esetén a nyomdai anyagok előkészítésében és kivitelezésében is.

Segítségnyújtás a szakmai szervezőknek a tudományos program szervezési feladataiban

Útmutatót dolgozunk ki az előadások, poszterek és az összefoglalók elkészítéséhez.

Közreműködünk az előadók kiértesítésében, folyamatos kapcsolatot tartunk velük.

A meghívott előadókat és a konferencia VIP vendégeit kiemelt figyelemmel kezeljük, számukra igény szerint repülőjegyet, szállás és transzfert szervezünk.

Begyűjtjük a tudományos absztraktokat, kérés esetén a szakmai szervezők útmutatása alapján.

Megszerkesztjük a tudományos programot és az absztrakt kötetet.

A nyomdai kivitelezést vagy az on-line megjelentetést megszervezzük.

Igény szerint szervezzük a poszter bemutatókat.

Szponzorokkal és kiállítókkal kapcsolatos szervezési feladatok

Aktívan felkutatjuk és megszólítjuk az adott szakterülethez kapcsolódó kiállítókat és szponzorokat, akiket integrált módon vonunk be a konferencia szakmai és üzleti struktúrájába. Kidolgozzuk számukra az együttműködési lehetőségeket, kapcsolatot tartunk velük és biztosítjuk számukra a kért megjelenéseket.

Szponzorokkal és kiállítókkal kapcsolatos szervezési feladatok

Közreműködünk a szakmai szervezők kapcsolatrendszeréből kikerült potenciális szponzor és kiállító cégek megkeresésében.

Összeállítjuk a szponzori- és kiállítói csomagokat.

Egyeztetjük a szponzor és kiállító cégek megjelenéssel kapcsolatos igényeit.

Megkötjük a szponzori és kiállítói szerződéseket.

Biztosítjuk az ígért szponzori megjelenéseket (banner, hirdetés, film, stb).

Biztosítjuk az ígért kiállítói megjelenéseket.

Koordináljuk a reklám tevékenységet, begyűjtjük a hirdetéseket és biztosítjuk azok megjelentetését

Teljes pénzügyi nyilvántartás és bonyolítás

A megbízóval egyeztetett pénzügyi konstrukciónak megfelelően menedzseljük a rendezvény teljes pénzügyi hátterét. A szervezés időtartama alatt folyamatosan nyomon követjük a költségvetést, intézzük a számlázást. A bevételekről és kiadásokról átlátható nyilvántartást vezetünk, a rendezvényt követően pedig részletes elszámolást készítünk.

Teljes pénzügyi nyilvántartás és bonyolítás

A rendezvény teljes pénzügyi hátterét menedzseljük, beleértve az esetleges előfinanszírozást.

Igény szerinti különböző fizetési módokat biztosítunk.

A részvételi és támogató díjakat beszedjük, a felmerülő költségeket kifizetjük.

A bevételeket és a kiadásokat folyamatos monitorozzuk, naprakész kimutatásokat vezetünk.

Cash flow menedzsmentet végzünk.

A rendezvény után teljeskörű, a könyveléssel egyeztetett pénzügyi elszámolást készítünk, biztosítva ezzel a teljes folyamat professzionális és korrekt lezárását.

Igény esetén szöveges beszámolót készítünk.

Igény esetén elégedettség mérő leveleket küldünk ki a résztvevőknek.

Helyszíni szolgáltatások

A rendezvény lebonyolítása során a helyszíni regisztrációtól kezdve az esemény teljes technikai megvalósításáig minden részletet koordinálunk. Ellenőrizzük az előadótermeket, kialakítjuk a kiállítói teret, felügyeljük a magas színvonalú technikai lebonyolítást. Kiemelt figyelmet fordítunk a vendéglátóipari szolgáltatások minőségére és gördülékeny lebonyolítására. Biztosítjuk és koordináljuk a résztvevők és előadók könnyű tájékozódását.

Helyszíni szolgáltatások

Biztosítjuk a helyszíni regisztrációt és folyamatos információs pultot működtetünk.

Támogatjuk az előadók munkáját, biztosítjuk az előadások sikeres megtartásának feltételeit.

Felügyeljük az előadó termeket és a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatásokat.

Felügyeljük a technikai eszközöket és egyéb szükséges eszközöket beszállító alvállalkozókat.

Felügyeljük és koordináljuk vendéglátóipari szolgáltatásokat.

Biztosítjuk az irányítótáblák, dekoráció kihelyezését.

Koordináljuk a helyszíni segítőket, hostesseket.

Gyors és rugalmas helyszíni problémamegoldást biztosítunk.

Rólunk mondták - Referenciáink

Megbízóink köre rendkívül sokszínű: a tudományos társaságok mellett állami és magánvállalatok, civil és nonprofit szervezetek, magánszemélyek, valamint nemzetközi intézmények és szervezetek egyaránt megtalálhatók partnereink között.

Aktuális konferenciáink

500x500-stroke2026
A Magyar Stroke Társaság XX. Kongresszusa és a Magyar Neuroszonológiai Társaság XVII. Konferenciája
2026. szeptember 10 -
szeptember 12.
Zalakaros
szvgy2026
X. Stroke Szakdolgozói Vándorgyűlés
2026. szeptember 11 -
szeptember 12.
Zalakaros
mkvt-2023
XI. Klinikai Vizsgálati Konferencia és GCP Tanfolyam
2026. szeptember 30 -
október 2.
Siófok, Hotel Azúr
Magyar-Toxikologusok-Tarsasaga.webp
TOX’ 2026 Tudományos Konferencia
2026. október 7 -
október 9.
Mátraháza, Lifestyle Hotel Mátra
Ev4_500x500px
EV4 – Extracellular Vesicles in Visegrád Collaboration Conference
2026. október 21 -
október 22.
Semmelweis University, NET Building, Budapest, Hungary
500x500 kepecske_HUN_Webp
III. Nemzetközi Artroszkópos és Sportsebészeti Továbbképző Kongresszus - A Magyar Artroszkópos és Sportsebészeti Társaság 17. Kongresszusa
2026. november 20 -
november 21.
Mátraháza

Visszatérő megbízóink

Csapatunk

IHÁSZ KATA

ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓ

PRIESZOL ÉVA

ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓ

VÁNDOR ANDREA

ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓ

GYURINA DÓRA

JUNIOR PROJEKT MANAGER

PINTÉR CINTIA

JUNIOR PROJEKT MANAGER

KIRÁLY REBEKA JÁZMIN

projekt asszisztens