A böngészési élmény fokozása és tartalmak ideális megjelenítése érdekében sütiket (cookie) használunk. Adatkezelési dokumentumok

Facebook Linkedin
Facebook Linkedin

Gyakran Ismételt Kérdések – Tudományos konferenciaszervezés

A professzionális konferenciaszervező (Professional Congress Organizer – PCO) a tudományos rendezvények teljes szervezési folyamatát koordinálja. Ide tartozik a költségvetés tervezése, a helyszín kiválasztása, a résztvevői regisztráció kezelése, az absztraktkezelés, a szponzorációk koordinálása, a kommunikáció és a helyszíni lebonyolítás is. A PCO célja, hogy a szakmai szervezők a tudományos tartalomra koncentrálhassanak, miközben a szervezési feladatokat szakértő csapat kezeli.
Konferenciaszervezőként számos tudományos eseményt támogatunk, például kongresszusokat, szimpóziumokat, workshopokat, szakmai továbbképzéseket, tudományos üléseket és nemzetközi szakmai találkozókat.
Ideális esetben már a konferencia tervezési szakaszában. A korai bevonás lehetővé teszi a költségvetés optimalizálását, a megfelelő helyszín kiválasztását és a hatékony projektmenedzsment kialakítását.
Az ajánlat elkészítéséhez általában szükség van a tervezett résztvevői létszámra, a rendezvény jellegére, a kívánt időpontra, a lehetséges helyszínekre, valamint arra, hogy milyen szolgáltatásokat szeretne a szervező a konferenciaszervező cégtől.
A költségvetés a várható bevételek és kiadások alapján készül. A bevételek általában regisztrációs díjakból, szponzorációkból és támogatásokból származnak, míg a kiadások a helyszínre, technikára, vendéglátásra, kommunikációra és szervezési költségekre terjednek ki. A bevételek részét – egyes esetekben – képezheti pályázaton elnyert összeg is.
Amennyiben egy konferencia, részben pályázati forrásból valósul meg, a szervezési folyamat során együttműködünk a pályázó szervezettel annak érdekében, hogy a rendezvény szervezése és lebonyolítása a pályázati kiírás feltételeinek megfelelően történjen. Figyelembe vesszük a pályázatban vállalt szakmai programot, a költségvetési kereteket, valamint az elszámolási és adminisztratív követelményeket is.
Az Altagra szervező csapata koordinálja a regisztrációt, a technikai lebonyolítást, a programot, a kiállítókat és a résztvevők támogatását a rendezvény teljes időtartama alatt.
Igen. Az Altagra által szervezett konferenciák alkalmanként online vagy hibrid formában valósulnak meg, ahol a résztvevők személyesen vagy online is csatlakozhatnak.
Igen. Az Altagra támogatja az utazási és szállásfoglalási folyamatokat, valamint a meghívólevelek kiküldését is.
A rendezvény után általában pénzügyi és szakmai zárójelentés készül, amely tartalmazza a résztvevői statisztikákat, a költségvetési összegzést és a konferencia eredményeit.
Az Altagra tevékenységét a hatályos jogszabályoknak megfelelően végzi. Rendelkezünk a működéshez szükséges szakmai engedélyekkel, valamint tevékenységi és felelősségbiztosítással. Az Altagra a résztvevői adatok kezelése során kiemelt figyelmet fordít az adatvédelemre, ezért működésünket a GDPR-előírásoknak megfelelő adatkezelési szabályzat is támogatja.

Igen. Megbízásaink jelentős részét – tapasztalataink szerint mintegy 80%-át – visszatérő partnereink adják, ami számunkra fontos visszajelzés a hosszú távú együttműködések és a megbízható szakmai munka értékéről. Ugyanakkor örömmel fogadunk új megkereséseket is, és minden új együttműködés esetében arra törekszünk, hogy partnereink számára hosszú távon is megbízható szervezési hátteret biztosítsunk.

Igen. Az Altagra több, mint 25 éves konferenciaszervező tevékenysége során számos hazai és nemzetközi tudományos rendezvény szervezésében vett részt. Igény esetén korábbi együttműködéseinkről név szerinti referenciákat is tudunk biztosítani, illetve bemutatjuk az általunk szervezett konferenciák főbb adatait és tapasztalatait.

Egy nemzetközi tudományos konferencia szervezése általában 12–24 hónapot igényel. Kisebb szakmai rendezvények esetében ez az időtartam rövidebb is lehet, de a sikeres lebonyolítás érdekében érdemes minél korábban elkezdeni a tervezést. A létszámnak és elképzeléseknek ideális helyszín keresése és mielőbbi lefoglalása azért is fontos, mert a helyszínek egy része egy éven belül nem biztos, hogy elérhető. Ez még nem jelenti azt, hogy azonnal szervezni is kell, de a helyszínt érdemes lefoglalni időben.
Igen. Az Altagra, több, mint 25 éves tapasztalatával segíthet a programstruktúra kialakításában, az időzítésben, a párhuzamos szekciók tervezésében és a konferencia teljes felépítésének optimalizálásában.
Igen. Konferenciaszervező csapatunk támogatást nyújt nemzetközi konferenciák pályázati anyagának (bid) elkészítésében is. Segítünk a pályázati dokumentáció összeállításában, a költségvetési tervezésben, a helyszín és a szolgáltatások bemutatásában, valamint a szükséges partneri és intézményi támogatások koordinálásában.
Igen. Az Altagra segít a megfelelő konferenciahelyszín kiválasztásában, figyelembe véve a résztvevők számát, a technikai igényeket, a megközelíthetőséget, a költségvetést és a szakmai szervezők igényeit.
Igen. Az Altagra támogatja a szervezőket a szponzorációs csomagok kialakításában, a kiállítói lehetőségek megtervezésében és a támogatókkal való kapcsolattartásban.
A résztvevők egy online regisztrációs rendszeren keresztül jelentkeznek. A rendszer kezeli a jelentkezéseket, a fizetéseket, valamint a résztvevői adatokat. Az egyes események rendszer minden esetben a szervezők igényei szerint kerül kialakításra.
Igen. Az Altagra biztosít online fizetési lehetőséget és kezeli a számlázást, valamint a pénzügyi adminisztrációt.
Az Altagra által szervezett tudományos konferenciákon az absztraktok beadása (feltöltése) általában online rendszeren keresztül történik. A rendszer lehetővé teszi az absztraktok beadását, bírálatát, valamint a programba való beillesztését.
A tudományos tartalom a szakmai szervezők feladata, de az Altagra konferenciaszervező csapata támogatja a program struktúrájának kialakítását, az időzítés optimalizálását és a program publikálását.
Igen. A konferencia weboldal fontos kommunikációs felület, ahol a résztvevők megtalálják a programot, a regisztrációs információkat, az absztraktbeadási lehetőségeket és a rendezvény részleteit. A honlapot általában az Altagra aloldalán, de igény esetén saját oldalon is létre tudjuk hozni.
A résztvevőkkel való kommunikáció általában e-mail kampányokon, hírleveleken és személyre szabott E-maileken keresztül történik. A levelezésre az Altagra az eseményre dedikált E-mail címet használ.
A résztvevői adatokat a hatályos adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően kezeljük, és minden regisztrációs rendszer megfelel a GDPR követelményeinek.